Un RFP (Request for Proposal) de promotoría mal armado atrae lo mismo que pide: cobertura geográfica, listado de clientes y tarifa por hora. Y eso ya no separa a una agencia profesional de una operación de cobertura genérica. Un RFP bien armado, en cambio, obliga a cada proveedor a demostrar —con evidencia, no con discurso— cómo ejecuta, cómo cumple y cómo te entrega datos. Esta es la estructura que conviene usar.
Antes del RFP: define tu operación
El RFP empieza por ti. Si no describes con precisión tu operación, las propuestas llegan en abstracto y no se pueden comparar. Incluye al inicio del documento:
- Cobertura objetivo: número de PDV, cadenas, formatos (autoservicio, conveniencia, departamental) y regiones.
- Categorías y SKUs: qué productos, cuántas caras esperadas, particularidades (perecedero, regulado, técnico).
- Frecuencia esperada: visitas por tienda por semana según formato.
- Objetivo de negocio: qué problema resuelves (sell-out, cumplimiento de planograma, OOS, lanzamiento).
Con ese marco, las respuestas se vuelven comparables y los proveedores serios pueden dimensionar de verdad.
Las secciones que tu RFP debe exigir
Organiza las preguntas en cuatro bloques. Cada uno pide evidencia, no declaración.
Bloque A · Cumplimiento legal
- Número de registro REPSE vigente (consultable) y fecha de renovación.
- Modelo de contratación: % de plantilla en nómina vs honorarios o terceros.
- Muestra de constancias DC-3 con instructor registrado.
- Disposición a firmar cláusula de cumplimiento solidario e indemnidad.
Bloque B · Operación
- Tasa de rotación anual real, con dato de una cuenta similar.
- Ratio supervisor : promotores para una operación de tu tamaño.
- Plan de capacitación documentado (onboarding + reciclajes) por categoría.
- Plan de cobertura y reemplazo para mantener visitas en bajas y temporada alta.
Bloque C · Tecnología y datos
- Plataforma de captura: ¿propia o licenciada? Demo en vivo de una visita.
- Validación de visitas: geolocalización, foto-evidencia con metadatos, duración.
- Entrega de datos: API o export estructurado hacia tu BI.
- SLA de incidencias (por ejemplo, tiempo de aviso de un OOS detectado).
Bloque D · Comercial
- Desglose de la tarifa por sus componentes (no un número único): ver cómo se compone realmente la tarifa de una agencia.
- Modelo de reporte y periodicidad.
- Referencias verificables de cuentas similares.
Cómo evaluar las respuestas
Pide que cada respuesta venga en dos columnas: la declaración y el documento o evidencia que la respalda. "Sí cumplimos REPSE" no es respuesta; el folio vigente sí. "Tenemos plataforma" no es respuesta; una demo en vivo sí.
Da peso diferenciado: los puntos de cumplimiento del Bloque A y la validación de visitas del Bloque C son deal-breakers —si no se cumplen, descarta—. El resto es rankeable. Esta lógica está desarrollada en los 12 criterios técnicos para elegir agencia, que puedes anexar directamente al RFP como rúbrica de evaluación.
Errores comunes al armar el RFP
- Preguntar solo por precio y cobertura. Es lo que cualquier agencia responde bonito; no separa.
- Pedir declaraciones sin evidencia. Sin documento adjunto, todo proveedor "cumple".
- No incluir compliance. El RFP que ignora REPSE/DC-3 deja entrar a proveedores que te exponen.
- Saltarte la demo de plataforma. La tecnología se verifica viéndola en vivo, no leyéndola en una propuesta.
- Evaluar al final lo que debiste filtrar al inicio. Pon los deal-breakers en la primera ronda para no perder tiempo con quien no califica.
Después del RFP: la auditoría de 30 minutos
El RFP filtra sobre papel; la conversación confirma. A los finalistas, córreles el checklist de 30 minutos para auditar a una agencia: es el mismo rigor, en vivo. Y exige que te demuestren cómo vas a medir el ROI desde el primer trimestre. Un proveedor serio acepta ese estándar sin titubear.
Red Promex responde el RFP con evidencia
Redpromex responde los cuatro bloques con documento, no con declaración: REPSE y AMAPRO vigentes, plantilla 100% en nómina, DC-3 propias, plataforma propia con demo en vivo y datos exportables, y desglose transparente de tarifa. Si quieres que te ayudemos a armar tu RFP —o correrlo con tu operación como referencia— agenda un diagnóstico de 30 minutos.
