La mayoría de los directores de trade no audita a su agencia de promotoría hasta que algo se rompe: una caída de cobertura, una multa, una junta con el comprador de la cadena que sale mal. Para entonces, la auditoría ya no es preventiva, es de control de daños.
La buena noticia es que no necesitas un proceso largo para detectar a tiempo si tu proveedor opera sólido o frágil. Necesitas 30 minutos bien usados —una llamada con tu key account de la agencia— y un guion de 12 verificaciones, divididas en tres bloques de diez minutos: compliance, operación y datos. La regla de oro es una sola: exige evidencia, no declaración. "Sí cumplimos" no cuenta para nada; el documento, el número de registro y la pantalla en vivo sí.
Antes de la llamada: prepara tres cosas
El checklist rinde más si llegas preparado. Antes de marcar, ten a la mano tres cosas. Primero, tu propio dato de cobertura: cuántas tiendas, en qué cadenas, qué categorías. Sin ese marco, las respuestas flotan en abstracto. Segundo, el último reporte que te entregaron: lo vas a contrastar con lo que digan en vivo, y las inconsistencias entre el papel y la palabra son reveladoras. Tercero, notas de la llamada, porque vas a querer comparar lo prometido contra lo entregado en los meses siguientes.
Avisa que será una llamada de revisión operativa, no una junta comercial. No es para que te vendan; es para que te demuestren.
Bloque 1 · Compliance (minutos 0–10)
Estas cuatro verificaciones protegen a tu empresa de la exposición legal. Son las más rápidas porque casi todo está en documentos o portales públicos.
- ¿Cuál es tu número de registro REPSE y cuándo lo renovaron? — Señal de alarma: "está en trámite", "no lo necesitamos" o no recordarlo. Verifícalo tú en el portal STPS.
- ¿Quién emite las constancias DC-3 de la cuadrilla de mi cuenta? — Señal de alarma: una "escuela aliada" o un tercero. La DC-3 debe emitirla quien capacita.
- ¿Qué porcentaje de mi cuadrilla está en nómina vs honorarios? — Señal de alarma: cualquier respuesta distinta de "100% nómina", o un "depende del cliente".
- ¿El contrato incluye cláusula de cumplimiento solidario e indemnidad? — Señal de alarma: no saber de qué hablas o un contrato anterior a 2021 sin actualizar.
Si tu agencia tropieza en este bloque, el resto importa menos: estás operando con exposición legal viva. El detalle de por qué cada punto te toca está en el peligro de la subcontratación oculta.
Bloque 2 · Operación (minutos 10–20)
Este bloque mide si la agencia ejecuta o solo asiste. La diferencia se nota en las respuestas que tienen número y las que tienen adjetivo.
- ¿Cómo validan que el promotor sí estuvo en el PDV? — Señal de alarma: "confiamos en el reporte" o solo check-in sin geolocalización ni foto.
- ¿Cuál es su tasa de rotación anual real, no la del RFP? — Señal de alarma: arriba del 60%, o "no la medimos". Rotación alta es síntoma de modelo subcontratado.
- ¿Cuál es su ratio supervisor : promotores en una operación de mi tamaño? — Señal de alarma: ratios por encima de 1:40, o "depende del caso" sin un número.
- ¿Me muestran el syllabus de capacitación de una cuenta de mi categoría? — Señal de alarma: "la capacitación es continua" sin material verificable.
Una agencia que pasa compliance pero falla operación te entrega cobertura en papel y sell-out plano. Lo que buscas es ejecución que puedas convertir en argumento frente a la cadena.
Bloque 3 · Datos y tecnología (minutos 20–30)
El bloque final separa a quien tiene plataforma propia de quien compró una app y le puso su logo. Se resuelve pidiendo que enciendan la pantalla.
- ¿Me muestras una visita en vivo en tu dashboard ahora mismo? — Señal de alarma: "te mando un screenshot por correo" o una demo grabada.
- ¿Las fotos llevan geo-tag, timestamp y hash inalterables? — Señal de alarma: aceptan fotos de galería o no pueden auditar la inalterabilidad.
- ¿Cómo bajo los datos a mi Power BI? ¿Tienen API o export? — Señal de alarma: "te mandamos Excel cada lunes" o no saben describir el modelo de datos.
- ¿En cuánto tiempo me llega una incidencia de OOS detectada en tienda? — Señal de alarma: "en el reporte semanal" o un SLA inexistente.
El atajo de 30 segundos. Si solo tienes medio minuto, haz una sola pregunta: "muéstrame una visita de esta mañana, en vivo, con su GPS y su foto". La respuesta —y la rapidez con que llega— resume los tres bloques.
Qué hacer con cada respuesta evasiva
La evasión es información. "Te lo mando por correo más tarde" ante la petición de ver una visita en vivo casi siempre significa que el sistema no muestra lo que dice mostrar. "Eso lo maneja otra área" ante una pregunta de compliance suele indicar que nadie es dueño del tema. "Depende del cliente" ante la pregunta de nómina vs honorarios es la forma educada de admitir que sí hay honorarios.
La regla operativa es simple: cada evasión cuenta como un "no" hasta que se demuestre lo contrario. "Entiendo, pero ¿me lo puedes mostrar ahora?" es la frase que separa a la agencia que tiene de la que dice tener. Si la segunda pregunta también se esquiva, ya no es evasión: es ausencia.
Cómo leer el resultado
Cuenta cuántas de las 12 verificaciones tu agencia respondió con evidencia —no con declaración—.
| Puntaje | Lectura | Acción |
|---|---|---|
| 10–12 | Operación sólida | Documenta lo que viste y úsalo como línea base para la renovación |
| 6–9 | Riesgo gestionable | Pide plan de cierre con plazo y reevalúa en 60 días |
| 0–5 | Riesgo material | Inicia evaluación de alternativas y revisa tu exposición legal con jurídico |
Si caíste en los rangos bajos, el siguiente paso no es rescindir de golpe —eso te deja con OOS en cadena—. Es ordenar la transición: empieza por entender los 12 criterios técnicos para elegir una nueva agencia, y al evaluar alternativas exige que te demuestren cómo vas a medir el ROI real desde el primer trimestre.
Por qué 30 minutos bastan
Las capacidades que importan no se pueden fingir en una llamada. O la agencia tiene el número REPSE a la mano o no; o te muestra una visita en vivo o no; o conoce su tasa de rotación o no. Treinta minutos no alcanzan para revisar todo, pero sí para distinguir una operación sólida de una que improvisa. La auditoría profunda viene después, y solo si la agencia pasó este primer filtro. Y como cuesta media hora, se puede repetir cada trimestre: la frecuencia es la que detecta el deterioro a tiempo.
Red Promex frente al checklist
Redpromex responde con evidencia las 12 verificaciones: REPSE y AMAPRO vigentes, DC-3 propias, plantilla 100% en nómina, plataforma propia que muestra visitas en vivo y datos exportables a tu BI. Si quieres correr el checklist con un experto al lado —aplicándolo a tu operación actual, con tus cadenas y categorías— agenda un diagnóstico de 30 minutos. Y si vas a comparar proveedores, lleva el resultado a la comparativa frontal Redpromex vs MAYP.
